Öğretmen dosyası nedir, neden tutulur?
Öğretmen dosyası; bir eğitim öğretim yılı boyunca yürüttüğünüz çalışmalara ait planların, toplantı tutanaklarının, öğrenci kayıtlarının ve resmî yazışmaların bir arada tutulduğu dosyadır. İki işi birden görür: yıl içinde neyi ne zaman yaptığınızı takip etmenizi sağlar, dosya incelemesi ya da devir teslim gerektiğinde de tek başvuru kaynağı olur.
Dosyanın zorlayıcı tarafı içeriği değil, zamanlamasıdır. Belgelerin çoğu zaten üretiliyor; sorun bunların yıl sonunda toparlanmaya çalışılması. Aşağıdaki bölümleme, dosyayı haziranda hatırlamak yerine yıl boyunca beslemek üzerine kurulu.
Kısaca: dosya hangi bölümlerden oluşur?
- Özlük ve Görev BelgeleriSene başı
- Planlama BelgeleriSene başı
- Kurul, Zümre ve Toplantı TutanaklarıDönem içi
- Sınıf ve Öğrenci KayıtlarıDönem içi
- Özel Eğitim ve BEP BelgeleriDönem içi
- Nöbet, Yazışma ve EtkinliklerDönem içi
- Dönem ve Yıl Sonunda EkleneceklerSene sonu
Öğretmen dosyasında neler olmalı?
Aşağıdaki listede her maddenin yanında Zorunlu ya da Önerilen etiketi var. Zorunlu maddeler, kademe ve branş fark etmeksizin hemen her dosyada aranan belgelerdir; önerilen maddeler ise göreviniz ve sınıfınızın durumuna göre değişir (kulüp danışmanlığı, kaynaştırma öğrencisi, destek eğitim odası görevi gibi).
1 Özlük ve Görev Belgeleri Sene başı
Dosyanın ilk bölümü sizi ve görevinizi tanımlar. Yıl içinde nadiren değişir; bir kez düzgün hazırlayıp her yıl güncellemeniz yeterlidir.
- Atama / görevlendirme yazısıZorunlu
Kuruma atandığınızı veya görevlendirildiğinizi gösteren resmî yazının bir örneği. - Göreve başlama yazısıZorunlu
Kurumda göreve başladığınız tarihi gösteren belge. - Diploma ve sertifika örnekleriZorunlu
Mezuniyet belgesi, varsa yüksek lisans, formasyon ve alan sertifikalarının örnekleri. - Hizmet içi eğitim ve seminer belgeleriÖnerilen
Yıl içinde katıldığınız eğitimlerin katılım belgeleri. Dosya incelemelerinde en çok sorulan bölümlerden biridir. - Görev dağılımı ve haftalık ders programıZorunlu
Okul yönetimince onaylanan ders programınız ve varsa ek görev (kulüp, komisyon, nöbet) yazılarınız.
2 Planlama Belgeleri Sene başı
Eğitim öğretim yılının iskeleti. Sene başında hazırlanır, dönem içinde uygulanma durumuna göre güncellenir.
- Ünitelendirilmiş yıllık planZorunlu
Okuttuğunuz her ders için hazırlanan, onaylı yıllık plan. - Günlük / ders planlarıÖnerilen
Kademe ve branşınıza göre tutulması istenen ders planları. - Ölçme ve değerlendirme planıZorunlu
Sınav takvimi, uygulanacak ölçme araçları ve değerlendirme ölçütleriniz. - Sosyal etkinlik ve kulüp çalışma planıÖnerilen
Danışmanı olduğunuz kulübün yıllık çalışma planı ve faaliyet raporu.
3 Kurul, Zümre ve Toplantı Tutanakları Dönem içi
Dosyanın en çok eksik çıkan bölümü. Her toplantının tutanağı imzalı olarak dosyada bulunmalı; yıl sonunda toplu hazırlamak yerine toplantı biter bitmez eklemek en sağlıklısı.
- Zümre öğretmenler kurulu tutanaklarıZorunluPanelde hazır
Sene başı, ara dönem ve sene sonu zümre toplantılarının imzalı tutanakları. Zümre tutanağı gündemleri - Şube öğretmenler kurulu (ŞÖK) tutanaklarıZorunluPanelde hazır
Şubenizdeki öğrencilerin başarı, devam ve davranış değerlendirmesinin yapıldığı kurul tutanakları. ŞÖK tutanağı hazırla - Öğretmenler kurulu tutanaklarıZorunluPanelde hazır
Sene başı, dönem sonu ve sene sonu öğretmenler kurulu kararlarının örnekleri. Öğretmenler kurulu tutanağı - Veli toplantı tutanakları ve katılım listesiZorunluPanelde hazır
Sınıf veli toplantılarının gündemi, alınan kararlar ve veli imza listesi. Sınıf veli toplantı tutanağı - Rehberlik ve PDR komisyon tutanaklarıÖnerilenPanelde hazır
Komisyon üyesiyseniz toplantı tutanakları ve okul rehberlik programından size düşen görevler. Rehberlik ve PDR tutanağı
4 Sınıf ve Öğrenci Kayıtları Dönem içi
Öğrenciyle ilgili her kayıt bu bölümde toplanır. Veli görüşmesi, yönlendirme ve dosya incelemesi durumlarında ilk istenen belgeler bunlardır.
- Sınıf listesi ve öğrenci iletişim bilgileriZorunlu
Güncel öğrenci listesi, veli adı ve ulaşılabilir telefon bilgileri. - Öğrenci bilgi formlarıZorunlu
Öğrencinin kişisel, sağlık ve aile bilgilerini içeren form. Öğrenci bilgi formu - Aile görüşme kayıtlarıZorunlu
Veliyle yapılan görüşmelerin tarihi, konusu ve varılan sonuç; imzalı tutulması önerilir. Aile görüşme formu - Gelişim gözlem formları ve anekdot kayıtlarıÖnerilen
Öğrencinin gelişimini ve davranış örüntülerini tarihli olarak gösteren kayıtlar. Gelişim gözlem formu - Sınav, ölçme araçları ve sonuç çizelgeleriZorunlu
Uyguladığınız sınavların birer örneği, cevap anahtarları ve sınıf başarı analizleri. - Devam devamsızlık takibiZorunlu
Devamsızlık uyarıları ve veliye yapılan bildirimlerin kayıtları.
5 Özel Eğitim ve BEP Belgeleri Dönem içi
Sınıfınızda kaynaştırma/bütünleştirme yoluyla eğitim gören öğrenci varsa bu bölüm zorunlu hâle gelir. Eksikliği en çok bu bölümde sorun yaratır.
- BEP geliştirme birimi kararlarıZorunlu
Öğrenci için oluşturulan birimin toplantı tutanakları ve aldığı kararlar. - BEP (Bireyselleştirilmiş Eğitim Programı)ZorunluPanelde hazır
Uzun ve kısa dönemli amaçlarıyla birlikte hazırlanmış, güncel BEP dosyası. - Kaba değerlendirme ve performans kayıtlarıZorunluPanelde hazır
Öğrencinin mevcut performansını gösteren değerlendirme formları ve ölçüt bağımlı testler. - BÖP (Bireyselleştirilmiş Öğretim Planı) ve ders kayıtlarıÖnerilenPanelde hazır
Amaçlara yönelik yürütülen öğretim planları ve oturum kayıtları. - Destek eğitim odası planı ve çizelgesiÖnerilen
Destek eğitim odasında görev alıyorsanız haftalık çizelge ve yürütülen çalışmalar. - Davranış kayıtları ve pekiştireç listesiÖnerilen
Problem davranış belirleme, ABC/anekdot kayıtları ve öğrenciye özel pekiştireç listesi. Problem davranış formu
6 Nöbet, Yazışma ve Etkinlikler Dönem içi
Gün içinde imzaladığınız, teslim ettiğiniz ya da aldığınız her belgenin bir örneği. Yıl sonunda "bir yerlerdeydi" dememek için biriktirilmesi gereken bölüm.
- Nöbet çizelgesi ve nöbet raporlarıZorunlu
Nöbet göreviniz ve nöbet sırasında tutulan kayıtlar. - Veli izin dilekçeleri ve onay formlarıÖnerilen
Gezi, etkinlik ve sosyal medya paylaşımı gibi konularda alınan veli izinleri. Sosyal medya izin dilekçesi - Acil durum ve tahliye bilgileriZorunlu
Sınıfınıza ait acil durum formu, tahliye planı ve varsa tatbikat kayıtları. Acil durum formu - Proje, yarışma ve sosyal etkinlik belgeleriÖnerilen
Yürüttüğünüz projeler, katıldığınız yarışmalar ve düzenlenen etkinliklerin belgeleri. - Ödül, teşekkür ve takdir belgeleriÖnerilen
Yıl içinde aldığınız belgeler — özlük dosyanıza da işlenmesini takip edin. - İzin, rapor ve resmî yazışma örnekleriÖnerilen
Kullandığınız izinler ve kuruma verdiğiniz dilekçelerin birer örneği.
7 Dönem ve Yıl Sonunda Eklenecekler Sene sonu
Dosyanın son bölümü yıl kapanırken tamamlanır. Bu maddeler eklenmediğinde dosya yarım kalır ve bir sonraki yıla sağlıklı biçimde devredilemez.
- Sene sonu zümre değerlendirme tutanağıZorunluPanelde hazır
Yıllık planın uygulanma durumu, karşılaşılan sorunlar ve gelecek yıl için öneriler. Sene sonu zümre tutanağı - Yıl sonu öğrenci gelişim raporlarıZorunluPanelde hazır
Her öğrenci için yıl boyunca kaydedilen gelişimin özeti ve velinin bilgilendirildiğine dair kayıt. - BEP yıl sonu değerlendirmesiÖnerilenPanelde hazır
Kaynaştırma öğrencileri için amaçların gerçekleşme durumu ve gelecek yıl önerileri. - Seminer dönemi çalışma raporuÖnerilen
Haziran ve eylül seminer dönemlerinde yürüttüğünüz çalışmaların raporu. - Sınıf devir teslim ve zimmet tutanağıÖnerilen
Sınıf demirbaşı, araç gereç ve dosya teslimine ilişkin tutanak. - Dosya içindekiler listesi (fihrist)ZorunluPanelde hazır
Dosyanın en başına konan içindekiler sayfası. Aranan belgeye saniyeler içinde ulaşılmasını sağlar.
Hangi belge ne zaman eklenmeli?
Dosyayı yıl boyunca beslemek, haziranda toplu hazırlamaya göre hem daha az iş çıkarır hem de belgelerin tarihleriyle tutarlı olmasını sağlar. 2026-2027 yılı için önerilen takvim:
Özlük belgeleri, ders programı, yıllık planlar ve sene başı zümre tutanakları dosyaya girer. Sınıf listesi ve öğrenci bilgi formları toplanır.
ŞÖK ve veli toplantı tutanakları, gözlem kayıtları, sınav örnekleri ve yazışmalar toplantı bitince hemen eklenir.
İkinci dönem başlarken dosyayı bu kontrol listesiyle karşılaştırın; eksik tutanak ve formlar hâlâ tamamlanabilir durumdadır.
Öğrenci gelişim kayıtları güncellenir, BEP amaçlarının gerçekleşme durumu işlenir, eksik veli görüşme kayıtları tamamlanır.
Sene sonu zümre değerlendirmesi, yıl sonu raporları, seminer çalışma raporu ve fihrist eklenir; dosya teslime hazır hâle gelir.
Dosyada en sık eksik kalanlar
Dosyaların çoğu boş olduğu için değil, aşağıdaki ayrıntılar atlandığı için eksik sayılır:
- İmzasız tutanaklar — Tutanak dosyada duruyor ama katılımcı imzaları eksik. Tutanağı toplantı biter bitmez imzalatmak en pratik çözüm.
- Tarihsiz gözlem kayıtları — Gelişim ve davranış kayıtlarında tarih olmaması, kaydı değerlendirme açısından kullanılamaz hâle getirir.
- Güncellenmemiş BEP — Sene başında hazırlanıp yıl boyunca hiç dokunulmamış BEP dosyaları en sık karşılaşılan eksiklerden biridir.
- Veli görüşmesi kaydı olmaması — Görüşme yapılmış ama yazıya dökülmemiş. Tarih, konu ve sonucu içeren kısa bir kayıt yeterlidir.
- Fihristsiz dosya — İçindekiler sayfası olmayan dosyada aranan belge bulunamaz; dosya dolu olsa bile eksik izlenimi verir.
- Dağınık saklanan belgeler — Kimi belge çantada, kimi bilgisayarda, kimi sınıf dolabında. Tek yerde toplanmayan dosya yıl sonunda toparlanamaz.
Dosyayı derli toplu tutmanın pratik yolları
- Dosyayı bölüm bölüm ayırın: yedi bölüm için ayraç kullanın, her belgeyi üretildiği gün ait olduğu bölüme koyun.
- Her belgeye tarih ve gerekiyorsa imza ekleyin; tarihsiz belge yıl sonunda hangi döneme ait olduğunu kaybeder.
- Toplantı tutanaklarını toplantı biter bitmez tamamlayın — sonraya bırakılan tutanak neredeyse hiç tamamlanmaz.
- Fiziksel dosyanın yanında dijital bir kopya tutun; kaybolma riskini ortadan kaldırır, devir teslimi kolaylaştırır.
- Şubatta ve mayısta dosyayı bu listeyle karşılaştırın; eksikler o aşamada hâlâ tamamlanabilir durumdadır.
- Dosyanın başına içindekiler (fihrist) sayfası koyun; aranan belgeye saniyeler içinde ulaşılmasını sağlar.
Not: Dosyanın bölümlendirmesi ve istenen belgeler kurumdan kuruma, kademeden kademeye değişebilir. Bu rehber yaygın uygulamayı esas alır; okulunuzun yönetiminden gelen ek istekleri kendi bölümü altına eklemeniz yeterlidir.